Il peut être difficile de mettre en place un processus de gestion des bons de travail approprié. Les bons de travail ne se limitent pas à une simple exécution. La planification, l'établissement de priorités et la planification de la main-d'œuvre sont autant d'éléments qui contribuent à la réussite d'un processus de gestion des ordres de travail.
Lorsque vous établissez vos bons de travail, il est utile de vous poser deux questions clés :
- Qu'est-ce que je retire de mes bons de travail ?
- Comment normaliser la mise en œuvre des processus normalisés ?
Vos ordres de travail doivent produire des résultats reproductibles tout en vous permettant d'obtenir des données précieuses. Cela transforme la simple exécution d'un ordre de travail en un outil qui peut être utilisé pour l'amélioration continue et l'avancement des opérations.
Si la normalisation est importante pour les processus et procédures individuels dans l'atelier, elle l'est tout autant lorsqu'elle est appliquée au niveau de la direction de l'entreprise.
C'est pourquoi nous avons créé les 8 étapes du processus de gestion des ordres de travail. Bien que chaque opération soit différente, nous allons détailler ce à quoi ressemble un processus de gestion des bons de travail réussi.
Qu'est-ce qu'un processus de gestion des ordres de travail ?
Un processus de gestion des ordres de travail est une méthode systématique de planification et d'exécution des ordres de travail dans un délai précis. Avec cette approche, chaque ordre de travail dépend du QUAND, du QUI, du COMMENT et du QUOI.
- QUAND le bon de travail est exécuté.
- QUI exécute le bon de travail.
- COMMENT l'ordre de travail est exécuté.
- QUOI est le résultat (produits et données de qualité).
Pour bien comprendre ce concept, prenons un exemple amusant.
L'empire de la limonade
Revenez à la période la plus simple de votre enfance. Vous vous souvenez avoir vendu de la limonade ? Vous vous souvenez avoir créé un empire franchisé à l'échelle du quartier appelé "Girls Just Wanna Sell Lemonade" (les filles veulent vendre de la limonade) ?
Ce n'est peut-être pas le cas de toutes nos expériences, mais faisons comme si de rien n'était.
Si vous deviez fournir de la limonade à plusieurs franchises de stands de limonade, vous devriez mettre en place une méthode de production rapide qui vous permettrait de produire de la limonade aussi vite que les enfants du quartier la vendent. De plus, en raison de la multiplicité des arômes et des boissons, chaque processus présente des différences particulières qui doivent être normalisées et reproductibles.
Dans le cadre de vos efforts pour créer ce processus, vous décidez de mettre en œuvre un système de gestion des ordres de travail normalisé afin que votre équipe de production puisse fabriquer et fournir les bonnes boissons lorsque chaque stand en a besoin. La manière dont vous mettez en œuvre, attribuez et suivez ces ordres de travail constitue votre processus de gestion des ordres de travail.
Parce que vendre de la limonade n'est pas une plaisanterie, vous avez investi dans une plate-forme d'instructions de travail avancée qui guide vos employés à chaque étape de leur processus de service alimentaire.
Conservez cet exemple, car nous l'utiliserons à plusieurs reprises pour explorer les 8 étapes du processus de gestion des ordres de travail.
Les 8 étapes du processus de gestion des bons de travail
Les 8 étapes du processus de gestion des bons de travail suivent une progression linéaire. Cela signifie que chaque étape doit suivre ce que la précédente a établi.
Par exemple, vous ne pouvez pas planifier vos ordres de travail s'il n'y a pas de priorité entre les ordres de travail. De même, il sera difficile d'analyser les données sans une méthode intelligente qui vous permette de recueillir des données pendant la production.
Chaque étape est essentielle pour une mise en œuvre réussie des bons de travail.
1. Donner la priorité à ce qui est important
L'établissement d'un ordre de priorité pour les bons de travail à effectuer en premier nécessite un certain niveau de perspicacité et de connaissances.
Quelle boisson à base de limonade s'est le mieux comportée, quelle est celle qui sera la plus demandée et quels sont les stands qui doivent être choisis en priorité ?
Chacun de ces facteurs contribuera à déterminer les ordres de travail à classer par ordre de priorité.
Vous pouvez également avoir un ordre de travail lié à la sécurité qui ne concerne pas spécifiquement la production. Même si ce bon de travail ne contribue pas directement au travail à valeur ajoutée de votre entreprise, il peut être prioritaire.
Si l'on prend l'exemple de notre fabrique de limonade, imaginons que plusieurs tâches doivent être accomplies. Vous devez approvisionner vos franchises de limonade existantes tout en entretenant votre équipement et vos machines. Bien que la production soit normalement la priorité absolue, l'entretien et le nettoyage des machines sont prioritaires par rapport à la production.
Mais vous pouvez faciliter la concordance de ces priorités en établissant un calendrier bien structuré.
2. Établir un calendrier
Une fois que vous avez déterminé la priorité de vos bons de travail, vous pouvez commencer à planifier les dates auxquelles les bons de travail doivent être exécutés et les dates auxquelles ils seront terminés. Il s'agit d'un facteur fondamental dans les processus de gestion des ordres de travail. Une bonne planification peut faire la différence entre terminer les projets à temps et ne pas respecter les délais.
De nombreux facteurs différents déterminent le moment où vous devez planifier vos ordres de travail. Il s'agit notamment de la disponibilité des ressources, des dates de livraison et des horaires des travailleurs et des machines.
Si vous programmez le test de qualité final de votre limonade à 8h15 et que les équipes de production ne commencent qu'à 8h00, les inspecteurs de la qualité devront attendre pendant une période inutilement longue de temps mort.
Observez plutôt la durée de chaque processus. Utilisez VKS Pro et Enterprise pour recueillir automatiquement des données telles que les temps d'exécution, les taux de défaut et les rapports de productivité afin de planifier correctement vos opérations.
En outre, la planification est particulièrement importante lorsqu'il s'agit d'examiner les ordres de travail de maintenance. Si votre extracteur de jus de citron nécessite une maintenance, vous devrez programmer ces ordres de travail spécifiques pour une période de faible volume, en particulier lorsque la machine n'est pas censée être utilisée.
3. Attribuer intelligemment les tâches
Maintenant que vous avez programmé vos commandes de limonade, l'étape suivante de votre processus de gestion des commandes consiste à attribuer les commandes à vos équipes. Qui va mélanger la limonade "Pinkalicious" et qui va mélanger la limonade "Green Lagoon" ?
Pour ce faire, vous devez attribuer les bons ordres de travail aux bonnes personnes. Certaines tâches peuvent nécessiter différents niveaux de qualifications et de formation. Utilisez VKS pour suivre avec précision les personnes qualifiées pour des tâches spécifiques afin d'attribuer stratégiquement les ordres de travail à votre personnel.
Cela permet à vos superviseurs et à vos gestionnaires de rationaliser le processus d'attribution des ordres de travail. Ils savent qui est formé et qui a besoin de formation. Ils peuvent attribuer des ordres de travail à des employés expérimentés dans les périodes de pointe et programmer des formations supplémentaires dans les périodes plus calmes. Cela permet de créer une main-d'œuvre flexible et en constante évolution.
Pro Tip : Ne comptez pas sur seulement 1 ou 2 personnes au sein de votre entreprise pour effectuer certaines tâches. Grâce aux instructions de travail numériques de VKS, chaque travailleur reçoit des instructions précises, étape par étape, afin qu'il puisse effectuer de nouvelles tâches aussi bien que les employés les plus expérimentés. La formation est ainsi plus facile que jamais.
4. Distribuer stratégiquement le travail
Maintenant que vous avez planifié les personnes qui effectueront le travail, vous devez trouver un moyen pour que les ordres de travail parviennent aux employés de l'atelier. Dans le passé, les ordres de travail étaient imprimés sur papier ou distribués verbalement. Mais avec la technologie Industy 4.0, il existe aujourd'hui de meilleurs moyens de distribuer vos ordres de travail.
Avec la mise en place de VKS dans votre limonaderie, les employés accèdent à leurs bons de travail par voie numérique et sélectionnent facilement les bons de travail qui doivent être exécutés. Il n'y a donc plus d'approximation ni de confusion qui pourraient résulter d'une distribution uniquement verbale ou sur papier.
En fonction de vos activités, segmentez vos ordres de travail en fonction des différents services de votre établissement. Cela permet aux employés de trouver facilement les ordres de travail qui concernent leur service.
Si nous revenons à votre entreprise de limonade, nous pouvons voir ce principe à l'œuvre. Au cours de la journée, plusieurs tâches doivent être accomplies. Il s'agit notamment de
- Nettoyer en profondeur la cuve 12.
- Mélanger 5 lots de limonade classique "pucker up".
- Recherche d'un nouveau parfum "berry good lemonade".
- Contrôles de qualité.
- Maintenance préventive des mélangeurs 2 et 3.
Chacune de ces tâches concerne un département différent. Les employés de chacun de ces départements accèdent à leurs bons de travail en consultant le segment de leur département.
5. Exécuter les commandes
C'est ici que le caoutchouc rencontre la route et que les ordres de travail sont exécutés. Cette étape peut sans doute être considérée comme la plus importante du processus de gestion des ordres de travail. Mais sans les autres étapes précédentes, cette phase ne pourrait pas être couronnée de succès. Une bonne exécution implique une bonne planification.
"Si vous ne planifiez pas, vous planifiez l'échec" - Benjamin Franklin.
De même, l'exécution est un domaine qui bénéficie énormément de la planification et d'une normalisation intelligente. Assurez-vous que vos travailleurs comprennent exactement ce qui doit être fait et dans quel ordre. Si les travailleurs ne savent pas exactement comment exécuter l'ordre de travail ou si chaque opérateur a une façon différente d'effectuer le même travail, des incohérences et des défauts risquent de se produire.
Le logiciel Work Instruction élimine ce risque et permet à chaque travailleur d'exécuter ses tâches conformément aux meilleures pratiques établies par votre entreprise.
Pour votre production de limonade, mélanger tous les ingrédients en une seule fois donnera des résultats différents de ceux obtenus en suivant le processus de cuisson approprié.
George Englis, responsable de la formation opérationnelle chez Chesterton, nous a raconté l'exécution d'un ordre de travail pour des garnitures mécaniques industrielles.
"L'assemblage des joints est un processus relativement complexe et certains de nos joints nécessitent environ 65 étapes. Chaque étape doit être réalisée d'une manière et dans un ordre particuliers. VKS a été un atout considérable et continuera de l'être à mesure que nous avançons."
George Englis, Chesterton Manager de la formation opérationnelle
6. Capturer les données en cours de traitement
Vos travailleurs effectuent le travail qui ajoute de la valeur à votre entreprise et à vos clients. Le moment est venu de recueillir des données précieuses sur vos activités.
Certaines entreprises demandent à leurs employés d'écrire leurs notes sur du papier ou de remplir des fiches de présence. Cette méthode permet de recueillir certaines informations, mais elle est au mieux peu fiable. Surtout, ce n'est pas simple pour l'opérateur. C'est pourquoi vous avez choisi une méthode plus intelligente.
Dans votre limonaderie, quel que soit le poste ou le travail effectué, votre logiciel d'instructions de travail vous permet de recueillir des données précieuses directement à partir du même système que celui utilisé pour gérer vos ordres de travail. Cela se fait par le biais de deux méthodes clés :
- Les données sont recueillies de manière autonome en arrière-plan.
- Les informations sont recueillies grâce à l'engagement direct des employés.
Dès qu'un employé a sélectionné un ordre de travail, VKS commence à collecter des données. Vos employés n'ont pas besoin de remplir des fiches de présence, de noter physiquement l'utilisation des ingrédients ou de suivre la quantité de lot de limonade "Zesty Euphoria". Tout cela est fait de manière autonome par VKS.
Dans le cas où les travailleurs ont besoin d'ajouter leurs propres informations, ils peuvent rapidement ouvrir un formulaire intelligent pour prendre des notes, envoyer des courriels ou suivre les valeurs de contrôle statistique du processus. Il n'est pas nécessaire d'ouvrir d'autres systèmes. Tout est pris en charge par un seul système intelligent.
7. Finaliser le bon de travail
Les bons de travail sont considérés comme finalisés lorsque toutes les procédures sont terminées. Ce que cela signifie dépend de chaque bon de travail. Le bon de travail est-il terminé avant ou après la livraison ? Plusieurs personnes exécutent-elles différentes étapes d'un même bon de travail ? Cela dépend de la manière dont vous gérez votre entreprise.
Si nous revenons à votre usine de limonade, l'un de vos employés vient de terminer le mélange d'un lot de limonade fermentée appelée "Life Limes". Mais l'ordre de travail n'est pas encore terminé. L'employé doit régler la température optimale de fermentation - entre 90 et 95 degrés Fahrenheit pendant la nuit.
Si cette procédure n'est pas effectuée, le bon de travail ne peut pas être considéré comme achevé.
Pro Tip : L'utilisation d'instructions de travail numériques permet de s'assurer qu'aucune étape n'est négligée ou oubliée, quel que soit le processus.
8. Analyser les données
La dernière étape du processus de gestion des bons de travail est l'analyse. Tout ce que vous avez appris en planifiant les bons de travail, en suivant les qualifications des travailleurs, en capturant des données précieuses et en terminant les derniers lots de votre limonade primée "Be My Zest" peut maintenant être utilisé pour améliorer continuellement votre processus.
Lors de la collecte et de l'analyse des données, posez-vous les cinq questions suivantes :
- Quelles sont les informations à recueillir ?
- D'où viendront les données ?
- Quand les données seront-elles lues ?
- Qui analysera les données ?
- Comment les décisions seront-elles prises après le traitement des données ?
Il peut être facile de se laisser submerger par l'immense quantité de données à portée de main. Mais le plus n'est pas toujours le mieux. Au lieu de cela, concentrez-vous sur les données qui sont les plus importantes pour vous et établissez une source solide pour ces informations. Choisissez les bonnes personnes pour analyser les données, puis créez un plan qui vous permettra d'aller de l'avant avec ce que vous avez appris.
VKS : L'outil ultime de gestion des commandes de travail
Lors de la création d'un processus, il est primordial de sélectionner vos objectifs et de créer un plan qui reflète ces objectifs. Votre processus de gestion des ordres de travail ne ressemblera peut-être pas exactement à notre exemple de l'empire de la limonade, mais il est important de voir tout ce qu'un plan bien défini peut apporter.
C'est particulièrement vrai lorsqu'il est associé à une technologie avancée qui vous permet de produire des résultats reproductibles tout en recueillant des connaissances et des informations précieuses.
Adoptez les meilleures pratiques qui conviennent à votre activité et partez de là. Avec VKS, les fabricants acquièrent une base solide de pratiques intelligentes de l'industrie 4.0 et sont habilités à tirer le meilleur parti de chaque ordre de travail.
